Digitalisierung als Blaupause für andere Vereine

Ziel des Projektes war es, alle wiederkehrenden Verwaltungstätigkeit zu digitalisieren und weitestgehend zu automatisieren.
Nicht als Selbstzweck, sondern um folgendes zu erreichen:
• Arbeitszeit einsparen
• Papier überflüssig machen
• Ehrenamt attraktiver gestalten
• Besseren Service für unsere Mitglieder, Neumitglieder und Übungsleiter (ÜL)
• Innovatives Image erhalten
• Unterstützung unser AL
Alle diese Zierl wurden vollumfänglich erreicht:
a)Die Arbeitszeit der Vereinsverwaltung konnte von 25 Wochenstunden auf 5 WS reduziert werden
b)Über 1 Kubikmeter alte Ordner wurden normgerecht vernichtet. Die Akten der letzten 11 Jahre wurden gesichert eingelagert. Da wir nun „papierlos“ in der Vereinsverwaltung sind, entstehen keine neuen Aktenordner mehr. In 10 Jahren werden wir auch die übrig gebliebenen Akten vernichten können.
c)Die Vorstandposition „2. Rechner“ war bei uns jahrelang unbesetzt. Nach Anschluss des Digitalisierungsprojektes konnten wir leicht ein jüngeres Mitglied für dieses Amt gewinnen. Seine wöchentliche „Arbeitszeit“ als 2. Rechner beträgt Dank der Automatisierungen weniger als 30 Minuten.
d)Unsere Mitglieder erhalten erstmalig Beitragsrechnungen. Über den Mitglieder-Self-Service können sie Änderungen von Daten wie Adresse, IBAN usw. einfach mitteilen. Eine Kündigung ist unkompliziert über ein online-Kündigungsformular möglich. Die Kündigungsbestätigung wird automatisch am Tag der Kündigung verschickt. Die geleisteten Arbeitseinsätze können ebenfalls online gemeldet werden.
e)Neumitglieder füllen Ihren Mitgliedsantrag online aus. Um 18:50 läuft eine Batch-Job ab, der diesen Antrag in unserer Verwaltungssoftware übernimmt. Anschließend erhält das Neumitglied eine individuelle Willkommensnachricht. Am folgenden Mittwoch wird eine tagesgenaue Beitragsrechnung versandt und der Beitrag eingezogen. Dies alles läuft quasi ohne manuellen Eingriff durch uns ab. Bei +300 Neumitglieder pro Jahr eine immense Zeitersparnis.
f)Unsere ÜL können die Stunden über Ihr Smartphone in einer App abrechnen. Das Feedback ist überwältigend. Typische Kommentare lauten „So einfach, wie bei Euch, habe ich das noch nie erlebt“. Die ÜL-Verträge werden über einen Vertragsgenerator generiert. Das sichert die Rechtsgültigkeit und Einheitlichkeit. Mit dem ÜL-Vertrag wird an den neuen Übungsleiter automatisch die Kindeswohlerklärung, das Formular zur ermäßigten Beantragung des Führungszeugnisses sowie unser ÜL-Handbuch versandt.
g)Wir werden inzwischen in der Stadt DA und im Landkreis DA-Di als der Verein wahrgenommen, wenn es um die Realisierung von bestimmten Ideen geht und den man um Unterstützung fragt.
h)Wir haben 6 Abteilungen. Unsere AL werden automatisch über folgendes informiert:
o ein Neumitglied hat sich in der Abteilung angemeldet
o ein Mitglied hat gekündigt
o eine Anfrage zu der Abteilung ist eingegangen
Die Kursverwaltung mit Jahresumsätzen von +50.000 Euro wurde ebenfalls digitalisiert.
Und alles in Abstimmuznng mit unsere Datenschutzbeauftragten

Zu Beginn des Projektes war unser alleiniges Ansinnen, die Verwaltungsprozesse in unserem Verein zu digitalisieren. Nach Fertigstellung wurde uns bewußt, dass unsere Arbeit als Vorbild für tausende Vereine in D dienen könnte.
Seitdem sprechen wir mit Verbänden und einzelnen Vereinen, um unseren Ansatz publik zu machen. Dazu haben wir geeignete Unterlagen erstellt. Aufgrund eine Artikels über dieses Projekt im Darmstädter Echo (https://www.tg07-eberstadt.de/2024/01/echo-bericht-ueber-digitalisierung-bei-der-tg07/) sprechen uns inzwischen auch viele Vereine direkt an.