Ziel des Projektes war es, alle wiederkehrenden
Verwaltungstätigkeit zu digitalisieren und weitestgehend zu
automatisieren.
Nicht als Selbstzweck, sondern um folgendes zu erreichen:
• Arbeitszeit einsparen
• Papier überflüssig machen
• Ehrenamt attraktiver gestalten
• Besseren Service für unsere Mitglieder, Neumitglieder und
Übungsleiter (ÜL)
• Innovatives Image erhalten
• Unterstützung unser AL
Alle diese Zierl wurden vollumfänglich erreicht:
a)Die Arbeitszeit der Vereinsverwaltung konnte von 25 Wochenstunden
auf 5 WS reduziert werden
b)Über 1 Kubikmeter alte Ordner wurden normgerecht vernichtet. Die
Akten der letzten 11 Jahre wurden gesichert eingelagert. Da wir nun
„papierlos“ in der Vereinsverwaltung sind, entstehen keine
neuen Aktenordner mehr. In 10 Jahren werden wir auch die übrig
gebliebenen Akten vernichten können.
c)Die Vorstandposition „2. Rechner“ war bei uns jahrelang
unbesetzt. Nach Anschluss des Digitalisierungsprojektes konnten wir
leicht ein jüngeres Mitglied für dieses Amt gewinnen. Seine
wöchentliche „Arbeitszeit“ als 2. Rechner beträgt Dank der
Automatisierungen weniger als 30 Minuten.
d)Unsere Mitglieder erhalten erstmalig Beitragsrechnungen. Über
den Mitglieder-Self-Service können sie Änderungen von Daten wie
Adresse, IBAN usw. einfach mitteilen. Eine Kündigung ist
unkompliziert über ein online-Kündigungsformular möglich. Die
Kündigungsbestätigung wird automatisch am Tag der Kündigung
verschickt. Die geleisteten Arbeitseinsätze können ebenfalls
online gemeldet werden.
e)Neumitglieder füllen Ihren Mitgliedsantrag online aus. Um 18:50
läuft eine Batch-Job ab, der diesen Antrag in unserer
Verwaltungssoftware übernimmt. Anschließend erhält das
Neumitglied eine individuelle Willkommensnachricht. Am folgenden
Mittwoch wird eine tagesgenaue Beitragsrechnung versandt und der
Beitrag eingezogen. Dies alles läuft quasi ohne manuellen Eingriff
durch uns ab. Bei +300 Neumitglieder pro Jahr eine immense
Zeitersparnis.
f)Unsere ÜL können die Stunden über Ihr Smartphone in einer App
abrechnen. Das Feedback ist überwältigend. Typische Kommentare
lauten „So einfach, wie bei Euch, habe ich das noch nie
erlebt“. Die ÜL-Verträge werden über einen Vertragsgenerator
generiert. Das sichert die Rechtsgültigkeit und Einheitlichkeit.
Mit dem ÜL-Vertrag wird an den neuen Übungsleiter automatisch die
Kindeswohlerklärung, das Formular zur ermäßigten Beantragung des
Führungszeugnisses sowie unser ÜL-Handbuch versandt.
g)Wir werden inzwischen in der Stadt DA und im Landkreis DA-Di als
der Verein wahrgenommen, wenn es um die Realisierung von bestimmten
Ideen geht und den man um Unterstützung fragt.
h)Wir haben 6 Abteilungen. Unsere AL werden automatisch über
folgendes informiert:
o ein Neumitglied hat sich in der Abteilung angemeldet
o ein Mitglied hat gekündigt
o eine Anfrage zu der Abteilung ist eingegangen
Die Kursverwaltung mit Jahresumsätzen von +50.000 Euro wurde
ebenfalls digitalisiert.
Und alles in Abstimmuznng mit unsere Datenschutzbeauftragten
